1、存储空间不足
随着档案数量增加，存储空间需求扩大，尤其是大型机构，空间不足成为常见问题。

2、环境控制要求高
纸质档案易受温度、湿度、光照等环境影响，需严格控制存储条件，防止损坏。

3、防火防盗防潮压力大
实体档案面临火灾、盗窃、水灾等风险，需采取额外防护措施，增加了管理成本。

4、检索效率低
纸质档案依赖人工检索，耗时耗力，尤其在大规模档案库中，查找效率低下。

5、档案损坏与老化
纸质档案易因频繁使用或时间推移而损坏或老化，修复和保护工作复杂且成本高。

6、分类与整理复杂

档案种类繁多，分类标准不统一，整理和归档工作繁琐，容易出错。

7、空间利用率低

传统档案柜或架子的空间利用率有限，难以高效利用存储空间。

8、迁移与搬运困难

档案数量庞大时，搬迁或调整存储位置需要大量人力和时间，且存在损坏风险。

9、安全管理难度大

实体档案可能包含敏感信息，需防止未经授权的访问或泄露，安全管理要求高。

10、长期保存成本高

实体档案的长期保存需要持续投入人力、物力和财力，维护成本较高。

11、法规遵从压力

实体档案管理需符合相关法律法规，合规性要求增加了管理复杂性。

12、数字化滞后

许多实体档案尚未数字化，难以实现高效管理和共享，影响整体管理效率。

解决这些难点需要完善管理制度、加强技术支持和人员培训，并确保各部门间的有效协作。